Um exemplo de como gerenciar a Inovação

Miro, Smartsheet, Excel, Google Sheets, entre outros. Fique livre para utilizar a ferramenta de sua preferência. Nesse exemplo tratei das ferramentas de minha preferência e das metodologias que utilizei em minha experiência.

Os exemplos tratados foram apresentados com dados ilustrativos, mas toda metodologia acima foi desenvolvida e utilizada na prática, de forma real e com aprimoramento constante ao longo de vários meses. Em uma eventual parte II abordaremos um complemento ao funil, utilizando principalmente o Smartsheet para trazer mais informações e novos indicadores que auxiliem na gestão da inovação.

Inovação é uma palavra muito ampla. Nos últimos anos o termo cresceu de forma acelerada, sendo aplicado em diversos contextos envolvendo novos produtos, novos processos e várias outras iniciativas. Essa discussão, porém, não é o tema do artigo. Independentemente de como cada um enxerga e lida com a inovação, o propósito aqui é detalhar, através de exemplos aplicados, uma maneira de gerenciar as iniciativas de inovação.

Nos últimos anos atuei de forma intensa e dedicada, gerenciando a área de tecnologia e inovação. O objetivo é compartilhar como lidei com esse assunto tão popular. Não estou aqui para dizer qual metodologia é melhor ou pior, mas sim para contar a minha experiência, que pode servir de inspiração para outras pessoas.

Feito o disclaimer acima, começo com a minha definição de inovação, que é a criatividade aplicada para gerar resultados. Falar de inovação pode parecer muito complicado (ou algumas pessoas complicam demais). Por outro lado, falar de criatividade é mais simples e mais acessível a todos. Nós nascemos criativos, mas alguns vão perdendo a habilidade ao longo dos anos. Por sorte, podemos voltar a exercitar a criatividade e nos surpreender com isso. Mas para não simplificarmos demais, e independentemente do termo, o objetivo é sempre o mesmo, isto é, gerar resultados. Seja um produto, uma melhoria, uma nova forma de serviço, etc., a inovação gera valor, gera resultados, do contrário, é simplesmente uma ideia.

O tema não é novo, apenas está mais popular do que antes. Os primeiros estudos que falam da gestão da inovação são de décadas atrás, mas agora, a cada ano surgem novas ferramentas, métodos e discussões sobre a inovação. Até mesmo uma nova ISO está em desenvolvimento, série 56000, dedicada a falar da gestão da inovação. Assunto para outra conversa.

Quando comecei a estruturar uma forma de gerenciar novas ideias, novos projetos e iniciativas, busquei ferramentas, métodos e várias fontes de estudos para me auxiliar nessa tarefa. O estudo sempre foi constante, e continua até hoje, por isso nem todas as ferramentas que citarei aqui surgiram na mesma ordem cronológica apresentada. Optei por apresentá-las nesta ordem por entender, após passar por todo processo e diversos desafios, que é a maneira mais didática de gerenciar a inovação.

Para melhor controle e visualização utilizo as ferramentas Miro e Smartsheet, mas fique à vontade para escolher qualquer outra ferramenta de sua preferência.

Pilares de inovação

Como citei no início, inovação é um termo amplo, aplicado em vários contextos. Sendo assim, precisamos definir o que é realmente importante para o nosso contexto, quais formas de inovação queremos acompanhar em nossa realidade, quais são os nossos pilares de inovação.

A ideia de definir pilares serve para nos manter focados, os pilares vão auxiliar a manter o rumo e entender se as novas iniciativas possuem alguma relação com eles. Partindo da nossa definição inicial, a inovação precisa gerar resultados, portanto, aqui estão alguns exemplos de pilares de inovação:

• Aumento de receita;

• Redução de custos;

• Impacto no cliente;

• Aumento de produtividade;

• Melhoria dos processos;

• Retenção do time.

Esses são apenas alguns exemplos. Podemos definir outros pilares, mas o importante é termos a clareza do que é relevante para nossa realidade. Não precisamos estabelecer o máximo possível de pilares, nem mesmo é necessário utilizar todos os exemplos citados acima. O importante é priorizar os mais significativos para o momento atual. Para os exemplos que surgirão adiante utilizei os seis pilares supracitados.

Além de manter o foco e de trazer clareza, os pilares auxiliam na priorização e na construção das métricas. Definidos os nossos pilares, passamos para o funil de inovação.

Funil de inovação

O conceito de um “funil” no campo da inovação é similar ao de outras áreas nas quais o termo aparece, como funil de vendas, funil de marketing e outros. Ou seja, o funil é a representação de todas as etapas desde a captação de ideias e iniciativas (equivalente à captação de Leads, por exemplo) até a sua conversão final, que nesse caso é a entrega do valor, a geração de resultados. No funil de inovação, os “Leads” são as ideias, e a conversão, “a venda”, que corresponde à entrega dos resultados, à geração do valor.

É certo que, na maioria das vezes, não temos recursos para executar todas as nossas ideias e iniciativas ao mesmo tempo. Mais do que isso, não sabemos o que, de fato, trará bons resultados. Além de acompanhar toda conversão de uma ideia em resultado, o funil de inovação serve também para auxiliar na priorização e ajudar a concentrar os recursos no que é mais importante para o negócio e realidade de cada um.

Não há uma regra quanto à quantidade de etapas e o que cada uma delas representa. Como já mencionado, tudo depende da realidade de cada negócio ou empresa. Independentemente da quantidade de etapas, o primordial é ter clareza de como avaliá-las e como fazer a transição da etapa anterior para a seguinte.

Em resumo, a primeira etapa (abertura do funil) servirá para captar ideias. Ela corresponde a um alto volume de iniciativas e, à medida que as ideias avançam para a etapa seguinte, são priorizadas, sendo que apenas uma parcela delas segue adiante, até a geração de valor e conclusão da iniciativa (saída do funil), volume bem inferior.

Funil de Inovação com o Miro

Certos do conceito do funil, é possível utilizar o Miro para facilitar a organização das ideias e criar uma visualização mais amigável. O Miro funciona como uma lousa digital, colaborativa e totalmente interativa. É possível criar vários quadros para organização de mapas mentais, fluxos, apresentações, entre outras aplicações (#miromepatrocina). A ferramenta oferece a opção de utilizar uma conta free, com algumas limitações, ou uma licença, através da qual outros recursos são liberados. Toda sequência a seguir é possível ser criada apenas com uma conta free.

O uso do Miro auxilia ilustrar o conceito do funil, além de servir como um ótimo recurso para uma apresentação mais dinâmica. A imagem a seguir consiste em um exemplo de como organizar um funil de inovação, na qual cada etapa está claramente destacada, e cada uma das ideias está escrita em um post-it. À medida que as ideias forem avançando pelo funil, basta ir arrastando os post-it no quadro.

Vale destacar que a quantidade de etapas e o que cada uma delas representa depende de cada contexto. Para facilitar nosso exemplo, segmentei o funil de inovação em cinco fases, que acredito serem relevantes: Ideias/Iniciativas, Análise Inicial, POC/MVP, Execução/Desenvolvimento e Produção/Tração.

Etapas do funil e priorização

• Ideias/Iniciativas: A etapa onde tudo começa. É quando são agrupadas todas as ideias e iniciativas. Não é uma etapa para críticas, mas sim para acolher as ideias, independentemente de onde surgiram: clientes externos, clientes internos ou demais stakeholders.
  

Uma boa prática para geração de ideias é criar programas internos, ciclos de captação e eventos de inovação, que proporcionarão que novas iniciativas sejam criadas e compartilhadas. Observo que, embora “sugerir ideias” pareça algo simples, há formas de amadurecê-las, para que se apresentem mais estruturadas e claras. Isso é importante para evitar cair no erro de ter um volume muito grande de ideias que não tem relação com o negócio e com o contexto atual.

Confesso que, no início das minhas atividades como gestor de inovação, tive dificuldade com esse ponto, mas isso também é pauta para outro momento.

Uma dica simples e rápida: se cada ideia tiver relação ao menos com um dos pilares de inovação já estabelecidos, já é um bom começo.

Para nosso funil, no entanto, partiremos do ponto em que as ideias já existem. Vamos apenas classificá-las nesse primeiro estágio.

No Miro, essa primeira etapa é simplesmente o registro de cada ideia. Pelo post-it é possível descrever a ideia, adicionar um link ou comentário, criar tags, e incluir outras informações que forem pertinentes para uma boa anotação. Uma dica legal é utilizar as tags para relacionar a ideia aos pilares de inovação. No exemplo acima, cada pilar de inovação é uma tag com uma cor específica, ajudando na classificação e priorização.

• Análise inicial: A etapa de análise, sem muito mistério, é o que nome já diz: o momento para analisar e detalhar um pouco mais as ideias que entraram no funil. Nesse estágio deve haver um detalhamento da ideia, de forma breve. Por mais que uma análise rápida possa parecer muito grosseira ou superficial, ela já nos auxilia a começar uma priorização e a direcionar os recursos de forma mais certeira. Entender o contexto, o impacto, a ordem de custo e a ordem de duração, mesmo que ainda de forma macro, já permite passar algumas ideias para a etapa seguinte.

Voltando ao Miro, das oito ideias iniciais, quatro foram priorizadas e passadas para a fase de análise. Essa primeira transição não tem muito segredo. É um fato que não conseguimos fazer tudo ao mesmo tempo, sendo assim, para a primeira transição é possível considerar o tema ou o pilar de inovação com o qual essa ideia se relaciona, a quantidade de pilares atendidos, além de outros aspectos. Agora, essas quatro ideias passarão pela breve análise, e o resultado ajudará a entender quais avançam mais uma vez.

• POC/MVP: Na etapa de POC/MVP é o momento para se aprofundar um pouco mais nas ideias e iniciativas que chegaram até esse estágio. Criando uma Prova de Conceito (Proof of Concept — POC) ou um Produto Viável Mínimo (Minimum Viable Product — MVP) é possível validar uma fração do resultado ou valor que será gerado, servindo como uma prevenção do que se espera no final do ciclo. Com o objetivo de simplificar, agrupei essas duas fases de desenvolvimento em uma única etapa do funil. Porém, caso haja necessidade, é possível estabelecer uma etapa exclusiva para POC e outra para MVP.

Esse passo também é uma excelente forma de direcionar recursos. Apesar desse momento exigir a utilização de uma fração de recurso para o desenvolvimento da POC e/ou MVP, a quantia é bastante inferior à utilizada em toda a entrega. Essa é uma etapa decisiva, assim, sendo a POC e/ou MVP satisfatórios, entendemos que se pode colocar todo recurso necessário na ideia e avançar para uma execução mais massiva. Do contrário, se os resultados da POC e/ou MVP não forem satisfatórios, devemos avaliar melhorias e até mesmo descartar a ideia, evitando desprender mais recursos com a solução. Muitas vezes, justamente pela falta de validação, os problemas são descobertos somente ao final de um projeto, depois de muito recurso investido. A POC e o MVP não garantem sucesso, mas maximizam as chances de bons resultados e reduzem muitas incertezas.

No exemplo do Miro, assumimos que, das quatro ideias que estavam em análise, três delas se mostraram promissoras. Sendo assim, avançaram para a etapa de POC/MVP. Agora, o objetivo é colocar uma pequena parte dos recursos para tirar essas três ideias do papel, e como já mencionado, realizar uma POC/MVP, que servirá mais uma vez como avaliação da ideia.

• Execução/Desenvolvimento: Com a POC ou MVP validados, agora é a etapa para intensificar os recursos e fazer a ideia se tornar um projeto em execução. Nesse estágio a ideia já se tornou um verdadeiro projeto e, consequentemente, possui um começo, meio e fim. É necessário acompanhamento, ferramentas e habilidades de gestão de projeto para uma melhor execução.

Voltando ao Miro, das três POCs realizadas, apenas uma gerou resultados suficientes para passar para etapa a seguir. Quanto às ideias que ficaram na fase de POC/MVP, elas ainda podem avançar, caso o resultado tenha sido bom e elas apenas perderam prioridade quando comparadas com a ideia que avançou. Em outros casos, a ideia também pode ser descartada.

Eventualmente, é necessário descartar uma ideia. Isso evita que mais recursos sejam aplicados de indevidamente. O descarte pode ocorrer em qualquer fase do funil, mas é relevante destacar que, quanto mais inicial for a etapa, menos recursos serão aplicados em lugares errados. Muitas vezes, na etapa de análise já é possível descartar várias ideias.

• Produção/Tração: Mesmo após uma ideia se tornar concreta, isto é, um projeto ter sido entregue e um resultado já ter sido obtido, é importante realizar acompanhamento e análise do valor que estamos gerando, avaliar o quanto ainda pode ser aprimorando, o quanto pode ser tracionado. Além de atingir buscar o verdadeiro potencial daquilo que um dia foi apenas uma ideia, essa etapa já servirá também para trazer novos insights, novas descobertas, e, quem sabe, novas iniciativas que darão início a um novo ciclo no funil de inovação.

Por fim, a ideia foi desenvolvida e avançou para a última etapa do funil de inovação no Miro. Agora será realizado um acompanhamento por um certo período. É importante traçar algumas métricas para entender a performance desse resultado, que uma vez já foi uma simples ideia e agora gera valor.

Ainda que sucinta, a sequência exemplificada acima apresenta uma forma para classificar e priorizar novas ideias e iniciativas. No início havia oito ideias, mas faltavam informações e clareza de onde os recursos seriam alocados. À medida que as ideias avançaram as etapas do funil, os recursos passaram a ser canalizados e as informações foram se tornando mais claras, até o resultado ser obtido. O funil precisa ser constantemente alimentado, com a clareza de que nem tudo gerará bons resultados, mas talvez, no meio de várias iniciativas, bons frutos são gerados.

Smartsheet, e integração com o Miro

O Miro, como vimos, traz uma visualização bastante agradável do funil de inovação, além de também permitir uma gestão um pouco mais visual. Por ser um quadro livre e interativo, há inúmeras vantagens no seu uso. Porém, quando precisamos organizar as informações, as ideias, através de uma planilha, o Miro não é a ferramenta ideal. É possível utilizar o Excel ou Google Sheets para a gestão de todas as ideias. Uma alternativa com alguns recursos extras é o Smartsheet, software colaborativo para gestão de trabalho que integra planilhas, relatórios, dashboards, entre outras ferramentas.

Diferente do Miro, o Smartsheet não possui uma versão free, apenas um trial de 30 dias. Pelo Smartsheet é possível trazer os mesmos registros que tínhamos no Miro, e completar com várias outras informações, como anexos, outras colunas para trazer métricas e indicadores, e até mesmo criar fluxos de aprovações direto na planilha.

Como exemplo, a imagem a seguir está representando o registro de dez ideias. Note que cada uma está em uma determinada etapa do nosso funil de inovação. Por hora, proponho limitarmos as colunas a apenas informações mais básicas, e em uma segunda parte desse artigo complementaremos com mais informações que vão auxiliar a criação de novos indicadores.

Um ponto positivo do Smartsheet é que, além de “planilhar” todas as informações, há também a possibilidade de criar dashboards para acompanhar todo o progresso e trazer um resumo do cenário atual. Um exemplo de painel de visualização com o Smartsheet é apresentado na figura a seguir. Essa figura em particular é apenas uma amostra, e não tem relação com a planilha exemplificada anteriormente.

Não é necessário utilizar o Miro e o Smartsheet de forma simultânea. Às vezes o Miro é suficiente para uma determinada aplicação, da mesma forma que o Smartsheet pode ser suficiente em outros casos. Se optar por utilizar ambas as ferramentas, todavia, surge a dificuldade de ter que realizar a manutenção das duas, isto é, criar todos os registros em uma ferramenta e posteriormente reproduzir todos os registros novamente na segunda ferramenta. Para minimizar esse trabalho, o Miro conta com uma integração com o Smartsheet, através da qual é possível importar registros do Smartsheet como cards no Miro, ou o inverso, exportar cards no Miro como novos registros no Smartsheet.

No exemplo acima, importei todos os dez registros da nossa planilha do Smartsheet para dentro do nosso quadro do Miro. Note que surgiram novos cards com uma logo do Smartsheet indicando a integração. O trabalho de arrastar os cards pelo funil ainda existirá, porém, não será preciso registrar os dados duas vezes.

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Espero que os exemplos possam servir como inspiração, e que possam, de alguma forma, contribuir para aqueles que desejam aprimorar a gestão da inovação de um negócio ou empresa.

Aos que chegaram até aqui, se gostou do conteúdo, peço apenas que compartilhe!

Fico à disposição para aqueles que desejam conversar!

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